A chegada da Resolução CGSN nº 183/2025 marca um divisor de águas para quem atua sob o regime do Simples Nacional. Empresas de todo o país, contadores e consultores vivem um período de transição e adequação que exige atenção absoluta aos detalhes. Com várias regras novas e outros pontos atualizados, precisamos analisar com carinho as alterações e entender como impactam a rotina dos pequenos negócios. Neste artigo, vamos entender o que está diferente, como agir a partir de agora e como organizar cada etapa para que a empresa aproveite ao máximo a segurança e as vantagens do regime.
Por que a Resolução CGSN 183/2025 se faz necessária?
Desde sua criação, o Simples Nacional buscou uma tributação mais simples e acessível. Com o passar dos anos, reformas tributárias e a digitalização do Fisco exigiram atualizações profundas. O Conselho Gestor do Simples Nacional percebeu que normas antigas já não davam conta do presente, especialmente após novas demandas impostas por mudanças na arrecadação eletrônica, dinâmica das notas fiscais e cruzamento das informações entre entes federativos.
A Resolução CGSN 183/2025 chega justamente para alinhar os procedimentos fiscais ao novo cenário digital, promover transparência, trazer segurança jurídica e garantir adesão dos negócios à legislação mais recente.
O Simples precisava ser simples também para o Fisco digital.
Quais as principais mudanças para ME e EPP?
As micro e pequenas empresas (MEs e EPPs) representam mais de 90% dos CNPJs ativos do Brasil. Por isso, o impacto de cada atualização deve ser acompanhado de perto. Nossa experiência na Gerencial mostra que a maior parte dos consultados chega com dúvidas principalmente nesses pontos:
- Atualização do conceito de receita bruta
- Novas obrigações acessórias digitais e cruzamento de dados
- Critérios revisados de impedimento e exclusão
- Mudanças no cadastro e enquadramento
- Regras para fiscalização digital
- Ajuste nas penalidades
Receita bruta: o que entrou e o que ficou de fora?
O conceito de receita bruta, usado para fins de enquadramento e apuração dos tributos, foi detalhado pela nova norma e ganhou novas interpretações. O texto foi atualizado para abranger receitas oriundas de operações comerciais, prestação de serviços, transferências de mercadorias, exportações e receitas acessórias, excluindo apenas operações explicitamente desvinculadas da atividade empresarial (como doações ou receitas financeiras).
Segundo esclarecimento da Receita Federal, o limite anual de R$ 4.800.000,00 permanece para o regime, e a inclusão de eventuais receitas acessórias apenas reforça a rigidez no controle. O Microempreendedor Individual (MEI), segue com limite de R$ 81 mil.
Receitas fora da base de cálculo
Proventos não ligados à atividade, como indenizações, doações de terceiros ou receitas não-operacionais, ficam oficialmente de fora do cálculo para enquadramento no Simples Nacional.
Atenção ao faturamento mensal
O sistema desenvolvido pelo governo passa a realizar cruzamento automático entre notas fiscais, extratos bancários registrados e declarações acessórias. Qualquer valor omitido ou declarado de forma discrepante pode gerar inconsistências e bloqueios no sistema, impactando diretamente o acesso ao regime.
Novas obrigações acessórias: PGDAS-D, Defis e cruzamento de dados
A digitalização se tornou palavra-chave para o Simples Nacional. Agora, todas as empresas enquadradas precisam transmitir integralmente pelas plataformas oficiais:
- PGDAS-D (Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional – Declaratório): Otimizado para receber lançamentos mensais em formato padronizado, inclusive operações de exportação e receitas fora do comum. O sistema faz validações automáticas
- DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais): Ampliação dos campos obrigatórios, inserção de novo item para detalhamento de participação societária dos sócios, e campos para identificar receitas acessórias.
- Cronograma: O envio da DEFIS passa a ser obrigatório até o último dia útil do mês de abril do ano seguinte ao período declarado.
- Integração automática com bancos de dados estaduais e municipais
Isso significa que dados de compras, vendas, folha de pagamento, notas emitidas, guias pagas e regularidade cadastral são comparados entre si a cada competência. Em nossa atuação, orientamos sempre os clientes a revisar cada lançamento duas ou três vezes antes da transmissão.
A validação digital acelerou o processo de fiscalização, reduziu o tempo para autuação e tornou a margem para erro muito pequena.
Fiscalização digital: integração e padronização nacional
Uma mudança vista com bons olhos pelo setor contábil foi a padronização da fiscalização, resultado direto da integração de portais entre Receita Federal, Secretarias Estaduais da Fazenda e Fiscos Municipais. Isso foi reforçado na atualização das normas do Simples.
Essa integração trouxe avanços, pois padroniza o fluxo de informações e pode evitar autuações desnecessárias geradas por duplicidade ou discordância na interpretação de certos documentos. Dados enviados pelo PGDAS-D, DEFIS, e notas fiscais eletrônicas são cruzados automaticamente pelos entes federativos, garantindo mais transparência para os contribuintes.
Revisão na comunicação de pendências
Avisos e notificações sobre inconsistências ou problemas de regularidade cadastral agora são padronizados e centralizados no Domicílio Tributário Eletrônico do Simples Nacional (DTE-SN). Basta acessar o portal, pois e-mails e cartas físicas agora são exceções.
Novas penalidades, critérios de impedimento e multas
A nova regulamentação trouxe maior clareza quanto à aplicação de penalidades, principalmente para casos de omissão, informações inconsistentes ou atraso/importação irregular de dados. Logo, os responsáveis legais precisam olhar com atenção redobrada para alguns pontos.
Fatores que levam à exclusão automática:
- Irregularidade cadastral comprovada (dados divergentes nas bases federal ou estadual)
- Atraso superior a três meses na entrega da DEFIS
- Divergência superior a 5% entre o faturamento real e o calculado pelo Fisco
- Não pagamento reiterado do DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional)
- Utilização de laranjas (pessoas alheias à gestão) como sócios ocultos
As multas passam a ser progressivas, variando conforme o tamanho do faturamento e o tempo de permanência da irregularidade. Empresas reincidentes podem ser impedidas de retornar ao Simples Nacional pelo prazo de até três anos. Por experiência, sabemos que perder o direito ao regime inviabiliza boa parte das operações de pequenas empresas, tanto no financeiro quanto na gestão de pessoas e contratos.
Cuidados especiais na entrega de declarações e documentação
O envio de informações fiscais não exige mais papelada, mas a responsabilidade pelo armazenamento digital dos documentos cresce. Isso inclui:
- Notas fiscais eletrônicas emitidas e recebidas
- Extratos bancários de todas as contas
- Livros caixa e controles de estoque atualizados
- Comprovantes de pagamento do DAS e tributos acessórios
- Registros das comunicações com os órgãos de fiscalização via DTE-SN
Falhas nesses arquivos são o que mais temos visto gerar multas e exclusões nas fiscalizações recentes. Não basta enviar corretamente, é preciso manter toda a sustentação documental por, no mínimo, 5 anos.
Cadastro e enquadramento: passos cada vez mais detalhados
Quem busca a entrada ou recadastramento no Simples Nacional encontra agora um processo mais detalhado, que exige dados completos de sócios, atividades (CNAEs), endereços fiscais e relação de funcionários ou serviços terceirizados. Seja abertura, alteração ou reintegração ao regime, a empresa precisa cumprir pré-requisitos e sanar todas as pendências antes de solicitar o enquadramento.
- Cadastro da empresa e dos sócios com atualização das informações no e-CNPJ
- Vínculo eletrônico entre a base do Simples Nacional e a Junta Comercial
- Comprovação da regularidade nos três âmbitos: federal, estadual e municipal
Na Gerencial, orientamos que os clientes revisem periodicamente seus dados cadastrais junto à Receita Federal e órgãos estaduais. Alterações como endereço, atividade principal ou participação societária devem ser atualizadas sem demora.
Reforço à regularidade fiscal: o papel da contabilidade consultiva
Contadores tornaram-se ainda mais protagonistas com essas mudanças. Não é suficiente processar folhas de pagamento ou emitir guias de impostos, é preciso realizar acompanhamento ativo, revisar dados transmitidos e orientar sobre a guarda correta de documentos.
Fazer auditorias internas periódicas, revisar livros e sistemas, agir preventivamente na apuração de obrigações acessórias e manter contato frequente com os clientes são atitudes recomendadas.
Aqui na Gerencial, apostamos na contabilidade consultiva e uso de tecnologia moderna para favorecer a transparência e a agilidade. Um roteiro essencial para evitar problemas inclui:
- Mapeamento de todos os lançamentos fiscais da empresa
- Revisão antes da transmissão das declarações
- Treinamento do departamento pessoal e dos responsáveis financeiros
- Conferência da regularidade em sistemas como e-CAC e DTE-SN
- Consulta frequente de legislações e comunicados oficiais (Ver publicação oficial no DOU)
Essa abordagem reduz drasticamente o risco de notificações, multas e exclusões. Ainda assim, sempre existem dúvidas pontuais, e por isso nosso blog de contabilidade está ativo com análises atualizadas e orientações práticas.
Como se preparar para as novas regras: dicas práticas para 2026
Sabemos que novas regras podem assustar, mas a preparação faz toda a diferença. Veja algumas recomendações baseadas na experiência da Gerencial nesse processo de transição:
Atualização preventiva evita problemas lá na frente.
- Monitore mensalmente lançamentos fiscais. Sempre confira o que foi lançado em sistemas internos e o que foi transmitido para o Fisco. Ajustes devem ser realizados antes de fechar o mês.
- Invista em software de gestão unificado. Soluções que integram contabilidade, fiscal e departamento pessoal reduzem erros manuais, duplicidade de informação e facilitam cruzamentos solicitados pela fiscalização.
- Capacite funcionários para as tarefas rotineiras (emissão de notas, coleta de documentos e conferência de pagamentos do DAS).
- Mantenha contato regular com o contador para receber alertas sobre novidades na legislação.
- Crie uma rotina de checagem de notificações no Domicílio Tributário Eletrônico do Simples Nacional.
- Organize a documentação digital. Separe arquivos por exercício e mantenha todos os comprovantes relacionados à receita e impostos acessíveis por, pelo menos, 5 anos.
- Fique atento às novidades da consultoria empresarial, pois interpretações tributárias podem mudar rapidamente de acordo com novas decisões do CGSN.
Nossa dica extra é buscar sempre fontes confiáveis e profissionais experientes para o acompanhamento das mudanças. Aqui na Gerencial, acompanhamos de perto cada atualização regulatória e oferecemos consultoria exclusiva para garantir segurança tributária aos nossos clientes.
Impacto prático para micro e pequenas empresas
A adaptação às normas da Resolução CGSN nº 183/2025 pode parecer trabalhosa, porém, na prática, simplifica a relação com o Fisco desde que cumpridas as exigências iniciais. Esses são relatos que colhemos em nossa atuação:
- Empresas regularizas passam a ter mais facilidade para acessar crédito bancário
- Abertura de filiais, alteração contratual ou entrada de novos sócios ficam mais rápidas graças ao cadastro digital unificado
- Em caso de fiscalização, a empresa preparada resolve tudo pelo ambiente virtual, sem burocracias excessivas
- Negócios bem assistidos por contadores têm menor chance de sofrer multas e recolhimentos retroativos
Esses benefícios dependem da implementação das novas rotinas e de um olhar atualizado de toda a equipe, interna e terceirizada.
Como a Gerencial pode ajudar na adequação ao novo Simples Nacional
Na Gerencial, trabalhamos para que clientes entendam cada regra, saibam os riscos de descumprimento e possam tomar decisões seguras sem “achar” nada: mostramos, explicamos e participamos. Nosso método une experiência prática à tecnologia. Destacamos:
- Auditoria interna preventiva antes dos fechamentos de competência
- Gestão digital dos documentos fiscais e operacionais
- Apoio para ajuste cadastral e reenquadramento
- Consultoria sobre tributos, folha e obrigações acessórias
- Aconselhamento para redução de custos e análise tributária
- Treinamentos em grupo sobre legislação, controles e DTE
Adequação não se faz sozinho – e cada dúvida pode custar caro. Por isso, nossos especialistas atendem pessoalmente e oferecem conteúdos exclusivos nos blogs de gestão de pessoas e casos práticos vivenciados pelos nossos clientes.
Regularidade e crescimento: um pano de fundo para 2026
Ter todos os papéis arrumados, obrigações em dia e informações transparentes no sistema abre portas para focar no que importa: crescer. Tudo isso anda junto com o perfil do novo empreendedor brasileiro.
A Resolução CGSN nº 183/2025 não serve apenas para endurecer penas e ampliar requisitos; ela ajusta o Simples Nacional para uma economia mais competitiva, conectada e moderna.
Em nossos atendimentos, percebemos que quem acompanha as normas tende a sofrer menos com fiscalizações e aproveita melhor incentivos fiscais, linhas de crédito e facilidades administrativas.
Riscos e desafios comuns detectados pelas empresas
Mesmo empresas tradicionais encontram certa dificuldade na adequação inicial. Entre os problemas mais frequentes, podemos citar:
- Dificuldade na atualização dos sistemas de gestão
- Desconhecimento das obrigações acessórias revistas
- Informações divergentes entre registros bancários e fiscais
- Não observância de prazos adequados para transmissão de declarações
- Armazenamento documental incompleto ou desorganizado
No nosso acompanhamento, sugerimos começar organizando rotinas internas, treinando equipes e estabelecendo cronogramas definidos para cumprimento das exigências.
Indicações, cases e orientações sobre adaptação a cenários de crise podem ser encontrados nos nossos conteúdos de exemplos práticos em consultorias.
Conclusão: Acompanhamento contínuo é a melhor estratégia
Vivemos um momento de transformação no ambiente contábil e tributário brasileiro. As regras mudam, a fiscalização se automatiza e as exigências de regularidade crescem. A Resolução CGSN nº 183/2025 não representa apenas mais um ajuste burocrático, mas o início de uma nova era no tratamento tributário de pequenas empresas. Familiarizar-se com as novas rotinas, investir em qualificação e buscar assessoria especializada são atitudes que evitam grandes dores de cabeça.
A Gerencial se coloca como parceira nessa transição, com mais de 35 anos auxiliando clientes na organização fiscal e no crescimento sustentável. Se deseja saber mais sobre como aplicar as mudanças do Simples Nacional ao seu negócio ou tem dúvidas pontuais sobre documentos, obrigações ou regularidade, conte conosco para apoiar a gestão da sua empresa. Acesse nossos conteúdos e conheça nossos serviços de consultoria contábil personalizada. Seu crescimento começa com a regularidade.
Perguntas frequentes sobre a Resolução CGSN 183/2025
O que muda na Resolução CGSN 183/2025?
A Resolução CGSN 183/2025 detalha e amplia obrigações para empresas optantes do Simples Nacional, incluindo atualização do conceito de receita bruta, novas obrigações acessórias (como PGDAS-D e DEFIS revisados), integração digital de dados fiscais federais, estaduais e municipais e ajuste no critério de impedimento/penalidades por irregularidades. As empresas deverão manter toda a documentação digital por pelo menos cinco anos e ficar atentas ao cruzamento automático dos dados para evitar autuações.
Quem será afetado pelo novo Simples Nacional?
Todas as microempresas, empresas de pequeno porte e MEIs já inseridos ou que pretendem entrar no Simples Nacional. Na prática, as empresas de maior faturamento dentro do regime são as que devem investir mais em controles internos, mas qualquer negócio pode sofrer autuações caso descumpra as novas rotinas, prazos e critérios exigidos pelo Fisco.
Como consultar a íntegra da Resolução CGSN 183/2025?
É possível acessar o texto completo da Resolução CGSN nº 183/2026 diretamente no Diário Oficial da União (publicação oficial no DOU). Para explicações e interpretações práticas, sugerimos buscar fontes oficiais, como Receita Federal e portais especializados do setor contábil, além de consultar sua contabilidade de confiança.
Quais tributos terão alteração em 2026?
A estrutura dos tributos federais, estaduais e municipais recolhidos via Simples Nacional segue a mesma, mas o cálculo e a composição da receita bruta considerada para fins de enquadramento e apuração podem sofrer alterações a partir da entrada em vigor da nova resolução. Ao ajustar o conceito de receita bruta e detalhar a apuração, espera-se menor margem para discussões e maior rigor do Fisco no cruzamento de informações para ICMS, ISS, IRPJ, CSLL, PIS, COFINS e CPP.
Quando as novas regras do Simples entram em vigor?
A maior parte das alterações previstas na Resolução CGSN 183/2025 valerá a partir do ano-base 2026, o que significa que já em janeiro as empresas devem adotar novos procedimentos. Obrigações acessórias como envio do PGDAS-D e DEFIS já atualizados, além dos prazos e critérios para regularização cadastral, passam a valer imediatamente após publicação da resolução, respeitando eventuais períodos de adaptação conforme o cronograma do Fisco.
