A partir da aprovação da Lei Complementar 214/2025, estamos diante de um novo cenário na tributação sobre locações empresariais. Muitas empresas que atuam na locação de imóveis precisarão adaptar rotinas fiscais, revisar contratos e, principalmente, entender o que muda sobre as exigências de emissão de notas fiscais.
Nós, da Gerencial, acompanhamos de perto cada fase da reforma tributária e sabemos que as dúvidas se multiplicam. O que fazer com contratos antigos? Quando exatamente as novas regras passam a valer? E como transformar as mudanças em oportunidades, aproveitando corretamente os créditos tributários? Vamos esclarecer cada um destes pontos.
O que diz a lei complementar 214/2025?
A Lei Complementar 214/2025 introduz a obrigatoriedade de emissão de nota fiscal para empresas que atuam com locação de imóveis, a partir do momento em que atingem critérios específicos. Segundo o artigo 251,
Proprietários que possuam mais de três imóveis alugados e obtenham receita bruta anual superior a R$ 240 mil com locações passam a recolher o IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e a CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços).
Essa regra busca simplificar a fiscalização, garantir justiça tributária e formalizar o segmento, como já analisado em notícias sobre a nova tributação sobre aluguéis.
Marco inicial: quando a nova regra começa a valer?
O início da incidência do IBS e da CBS para locações empresariais está previsto para 2026. Mas o legislador foi claro ao distinguir contratos em vigor antes desse marco dos contratos firmados após o prazo de transição.
- Contratos firmados antes de 2026: mantêm a tributação antiga até o final do prazo acordado, desde que não sejam renovados, reajustados ou alterados.
- Contratos novos ou renovados a partir de 2026: passam imediatamente ao regime das novas tributações, com obrigatoriedade de emissão da nota fiscal eletrônica.
Em nossa experiência, o maior risco está em contratos antigos que sejam aditados ou sofram qualquer alteração. Nesses casos, a transição para o novo regime será automática, forçando as empresas a se adaptar rapidamente.
Diferenciando locação de bens imóveis e móveis
É comum surgirem dúvidas entre locação de bens imóveis e de bens móveis (como equipamentos ou veículos). Com a reforma, a incidência de IBS e CBS, bem como a obrigatoriedade de nota fiscal, recai sobre os contratos de aluguel de imóveis que atinjam os limites citados. Já as locações de bens móveis continuam sendo tributadas conforme legislação anterior, sem as mesmas características de transição imediata.
A distinção é fundamental para evitar autuações fiscais e falhas no planejamento tributário.
Como se adaptar: cadastro e rotinas fiscais
O novo modelo exige adaptação nos sistemas de gestão e contabilidade. Veja por onde começar:
- Cadastro no portal nacional: Todas as empresas e proprietários obrigados a emitir nota fiscal de locação deverão se inscrever no Portal Nacional de Emissão de Documentos Fiscais. Isso é indispensável para garantir a validade fiscal dos documentos e acesso ao crédito tributário.
- Segregação contábil correta: As receitas relativas à locação de imóveis devem aparecer de forma destacada no balanço contábil, permitindo o tratamento tributário distinto para cada contrato ou unidade locada.
- Adaptação dos sistemas fiscais: Os sistemas internos, inclusive plataformas em nuvem, devem ser atualizados para emitir a nota fiscal eletrônica conforme padrões do portal nacional, obedecendo novos códigos fiscais previstos na lei.
Com o apoio de soluções modernas, como as implantadas pela Gerencial, reduzimos falhas humanas e agilizamos o atendimento às novas exigências legais.
Créditos fiscais, fluxo de caixa e impactos tributários
Um dos avanços mais apontados pela reforma é a possibilidade de geração de créditos fiscais a partir da emissão da nota fiscal de aluguel para empresas locatárias. Qual o cenário típico que temos observado?
- Locador emite a nota fiscal: O valor do IBS e CBS pode ser aproveitado pelo locatário como crédito, reduzindo a carga tributária sobre suas operações.
- Foco no fluxo de caixa: A necessidade de recolher tributos logo após a emissão da nota exige novo planejamento do fluxo financeiro. Antecipar recebimentos e organizar cronogramas de pagamento tributário agora é ainda mais importante.
Planejar o caixa para suportar o impacto dos tributos e aproveitar os créditos gerados faz diferença no resultado final.
Exemplo prático: obrigação fiscal e vantagem tributária
Vamos imaginar que uma empresa, no ano de 2026, alugue cinco imóveis para explorar sua operação logística, com receita anual de R$ 300 mil. Pela nova regra:
- Todos os aluguéis exigem a emissão de nota fiscal eletrônica, cadastrada no portal nacional.
- O locador recolhe IBS e CBS sobre cada fatura emitida.
- A empresa locatária pode creditar o valor desses tributos em sua apuração mensal, abatendo do débito devido em suas vendas.
Resultado: A nota fiscal não é apenas uma obrigação, mas pode ser transformada em benefício financeiro para empresas com estrutura tributária adequada.
Pontos de atenção para evitar autuações fiscais
- Atentar sempre aos valores limite de imóveis e receitas exigidos pela lei.
- Evitar renovar ou reajustar contratos antigos sem análise prévia do impacto tributário.
- Garantir que notas fiscais sejam emitidas nos prazos corretos.
- Realizar a segregação correta dos recebimentos de locação, separando imóveis de móveis.
Esses cuidados são discutidos frequentemente entre nossos especialistas em consultoria tributária, já que falhas simples podem resultar em multas, bloqueio de benefícios fiscais e litígios futuros.
Auditoria de contratos e revisão do planejamento tributário
Olhar atento para contratos em vigor, especialmente aqueles com vigência pós-2026, é fundamental. Nossa recomendação é instaurar uma rotina de auditoria documental, identificando:
- Necessidade de migrar para o novo regime tributário em casos de alteração contratual
- Possibilidades de redução de custos fiscais por meio de créditos e compensações
- Compatibilidade entre sistema de gestão, emissão de notas e escrituração
A revisão do planejamento tributário é etapa indispensável. Muitos conceitos foram atualizados não apenas pela lei, mas pelas demandas modernas de gestão, como mostramos em conteúdos sobre gestão de pessoas e práticas contábeis atuais.
Planejamento tributário inteligente é o caminho entre a legalidade e a economia.
Caso queira entender mais sobre práticas recomendadas e análises profundas, sugerimos acompanhar nosso conteúdo em melhores práticas fiscais e exemplos de casos reais.
Conclusão
As mudanças trazidas pela Lei Complementar 214/2025 exigem visão estratégica e uma abordagem consultiva sobre a obrigatoriedade da nota fiscal em locações de imóveis por empresas. Regras claras, registro digital atualizado e atenção às oportunidades fiscais fazem parte do nosso acompanhamento na Gerencial. Estamos prontos para apoiar sua empresa nessa transição, ajudando a transformar obrigações em vantagens competitivas.
Entre em contato conosco, conheça nossos serviços personalizados e garanta segurança e praticidade na gestão contábil e tributária do seu negócio.
Perguntas frequentes
O que muda na nota fiscal de aluguel?
Com a reforma tributária, empresas e proprietários com receita superior a R$ 240 mil anuais e mais de três imóveis alugados precisam emitir nota fiscal eletrônica para cada contrato de locação imobiliária, com incidência de IBS e CBS. O documento passa a ser obrigatório para deduções e geração de créditos fiscais.
Quem precisa emitir nota fiscal em aluguéis?
A emissão de nota fiscal é obrigatória para pessoas jurídicas, empresas individuais e pessoas físicas equiparadas, que locam mais de três imóveis e recebem acima do limite estipulado em receita anual. Essas regras valem para contratos novos e antigos que sofrerem alterações após o marco da lei.
Como emitir nota fiscal para locação de imóveis?
O responsável deve se cadastrar no Portal Nacional de Emissão de Documentos Fiscais, preencher os dados do imóvel, do locatário e valores do contrato. O sistema integrado permite a emissão digital da nota e já calcula o valor do IBS e da CBS a recolher.
Quais são as penalidades por não emitir nota fiscal?
A ausência de emissão pode resultar em multas elevadas, glosa de créditos tributários, impedimento de compensações e risco de autuações fiscais retroativas. O rigor da fiscalização tende a aumentar a partir da entrada em vigor da nova lei.
Quando a obrigatoriedade da nota fiscal entra em vigor?
A obrigatoriedade para emissão da nota fiscal nas locações empresariais começa em 2026, seguindo o início das regras da Lei Complementar 214/2025. Para contratos antigos, o prazo de transição só se encerra se houver qualquer alteração ou renovação contratual após esse marco.
